De conformidad con lo previsto en el artículo 16.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, los interesados (particulares o empresas) que necesiten presentar documentos dirigidos a cualquier órgano de las Administraciones Públicas, pueden hacerlo:
a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en cualquier registro electrónico de la Administración General del Estado, de las Administraciones de las Comunidades Autónomas, de las entidades que integran la Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones) o del sector público institucional.
b) En las oficinas de Correos.
c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
En lo que se refiere a la presentación en las oficinas de Correos, puede hacerse como ha venido siendo tradicional, de forma que el interesado lleva su documento en papel para ser enviado por correo ordinario o correo certificado (en éste caso, con o sin acuse de recibo), de forma que queda estampado en el mismo el sello de Correos con indicación de la fecha del envío, acreditativo de su presentación, pudiendo llevar una copia del mismo para que también le sea sellada, y quedársela por si hubiera de demostrar dicha presentación.
Pero existe también la posibilidad, aún poco conocida pese a que hace varios años que funciona, de presentar dicho documento a través del llamado Servicio de Registro Virtual Electrónico con la Administración (ORVE). Si bien cada Administración Pública tiene su propio Registro Electrónico, este servicio de Correos facilita la presentación a quien por cualquier motivo no pueda o no quiera acceder por sí a tales Registros.
Así, como en la forma anteriormente descrita, acudirá a la oficina de Correos con su documento, y solicitará su envío su envío a través de dicho Servicio. En ese momento será digitalizado por el personal de Correos y remitido de forma inmediata al Registro Electrónico de la Administración a la que el mismo vaya destinado, siéndole entregado igualmente el resguardo oficial que justifica la presentación.
Se trata de un envío que, en definitiva, viene a dar al presentante la misma tranquilidad que le ha dado siempre la presentación de documentos en la ventanilla de Correos, evitándole localizar el Registro Electrónico (téngase en cuenta que se calcula que en España hay más de 20.000 oficinas de registro entre las distintas Administraciones Públicas), escanear o adjuntar los documentos, problemas con la conexión, con la firma electrónica, no tener los requisitos de software y hardware, etc... Sin embargo, solo podrá hacerse a través del ORVE siempre que la Administración a la que vayan destinados se encuentre adherida a este Servicio, si bien son cada vez más las que se unen a este sistema.
Cualquier documento que se lleve por el interesado será considerado por Correos como original.
No obstante, hay que tener en cuenta que los documentos han de ser de tamaño A4, no se escanearán los documentos cuya naturaleza o estado pueda ponerlos en riesgo al ser digitalizados (papel cebolla, cartón...), ni se manipulará por su personal ningún tipo de encuadernación para dejar las hojas sueltas.
Para una información detallada de este Servicio, puede accederse desde aquí a la ofrecida por Correos en su página web, para particulares (desde 3,21 €, IVA incluido) o empresas (permite concertar unas tarifas especiales en este caso).